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Le cinque regole per migliorare il rapporto fornitore-cliente

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Tempo di lettura: 4 minuti
Ci sono alcune buone ragioni perché tutti i soggetti partecipanti a una filiera dovrebbero avere a cuore il suo corretto funzionamento in ogni punto. Ragioni che valgono sempre ma che la pandemia ha messo in evidenza in maniera particolare. Vediamo insieme quali sono le cinque regole da tenere sempre a mente per migliorare i rapporti tra il capofiliera e i propri fornitori

Secondo un report del Capgemini Research Institute, nel 2020 la rottura di diverse supply chain ha reso difficile garantire i normali livelli di fornitura, con un effetto più pesante soprattutto sulle filiere locali. Le difficoltà dei fornitori, infatti, si sono ribaltate sulla linea produttiva del capofiliera e dunque sulla sua operatività: è qualcosa che ha riguardato l’80% delle aziende in tutto il mondo.

Insomma, se la filiera non funziona, ne risente tutta l’economia che da essa dipende. Ma non è solo un evento imprevisto ed epocale come una pandemia a causare interruzioni: anche in condizioni normali possono insorgere problemi di tipi diversi. E dunque è sempre necessario da parte del capofiliera in particolare, ma anche dei fornitori, fare la propria parte per rinsaldare questo ecosistema. Come? Abbiamo stilato cinque regole da tenere sempre a mente. Eccole.

Comunicazione chiara e puntuale fin dal primo incontro

La prima regola (che in realtà vale per ogni rapporto umano) è costruire la relazione fin dal primo incontro. Si dice che bastino 120 millisecondi a stabilire se chi abbiamo di fronte merita la nostra fiducia (lo stabilisce, infatti, uno studio dell’Università di Firenze) e questo vale anche se quello che stiamo instaurando è un rapporto di tipo commerciale: dobbiamo usare le soft skills, insieme alle competenze tecniche. Per costruire un rapporto solido tra aziende che collaborano in una filiera, le persone che interloquiscono tra loro devono partire con il piede giusto. E può bastare precisione e puntualità, informative esaustive ma non prolisse, non omettere particolari importanti e andare dritti al punto. Una buona comunicazione preannuncia l’efficienza nel rapporto: se se si comunica in maniera tempestiva e trasparente si eviterà il rischio di ordini mancanti, incomprensioni o ritardi nelle consegne o nelle richieste. Una piattaforma informatica integrata che agevoli il flusso e contenga nello stesso luogo tutta la documentazione necessaria può aiutare.

Puntare a un rapporto basato su onestà e schiettezza

Una volta costruita la relazione, che nelle filiere diventa di lungo termine, è necessario, sempre, avere come guida onestà e schiettezza. È un punto che vogliamo sottolineare con forza e che si collega direttamente con il primo. Nel corso della pandemia abbiamo sperimentato, da azienda che fa servizi per le imprese, lettere asettiche da parte di capofiliera che annunciavano di non poter pagare le fatture per via dei lockdown. Non è la cosa giusta da fare, sicuramente è la più facile. Ma equivale ad abbandonare i propri collaboratori nel momento del bisogno. E soluzioni alternative a un freddo annuncio di insolvenza sono sempre possibili. D’altro canto anche da parte del fornitore è necessario comunicare in maniera tempestiva eventuali ritardi e problemi di qualsiasi tipo. È un onere che spetta a tutti gli attori della filiera. Per costruire una relazione solida e duratura si dovrà esercitare l’empatia: comprendere a fondo le esigenze di chi abbiamo di fronte e i ruoli delle varie persone dentro un’azienda aiuta a stabilire la giusta vicinanza e a consolidare la fiducia. Non si tratta di carineria – almeno non solo – ma della via maestra per migliorare ed efficientare il rapporto fornitore-cliente.

Fatture pagate a scadenza

Il terzo consiglio sembra un’ovvietà, ma non lo è nel Paese con i tempi di pagamento più dilatati del mondo occidentale. Per blindare la filiera è necessario pagare in maniera puntuale le fatture. Di un’iniziativa ad hoc lanciata da un consulente bresciano e sposata dalla Confindustria locale avevamo parlato lo scorso anno, in piena pandemia. L’iniziativa era stata battezzata #iopagoifornitori e testimoniava l’impegno da parte del capofiliera a sostegno dei fornitori. Verso la filiera è necessario attuare comportamenti virtuosi: molto spesso invece il capofiliera che ritarda un pagamento sta usando il suo fornitore come una banca a costo, causando un problema di liquidità difficilmente appianabile dal fornitore stesso. E che, come detto all’inizio, si può ripercuotere anche sul capofiliera. Non è un caso che già nel 2014 Assolombarda aveva lanciato un Codice etico dei pagamenti responsabili a cui hanno aderito (i dati sono del 2019) 229 imprese. La strada è ancora lunga in un Paese in cui tipicamente i ritardi nei pagamenti sono i peggiori in Europa.

Education da parte del capofiliera

Il passo successivo è quello di fare education verso i fornitori. Il capofiliera, che dalla filiera dipende e su di essa costruisce il proprio business, ha ogni interesse a far sì che il meccanismo sia fluido e non si inceppi. Pertanto deve spiegare ai fornitori quali sono gli strumenti che possono usare perché abbiano costantemente una situazione di circolante sotto controllo. Per riuscire a ottimizzare la cassa (e produrre e dunque a fornire i prodotti o i servizi al capofiliera), il fornitore deve avere la liquidità per sostenere i costi. La liquidità la può trovare attraverso l’anticipo bancario, il factoring, l’invoice trading delle piattaforme di lending. Sono strumenti diversi ed è importante conoscerne le differenze: in particolare, le formule pro-solvendo (verso la banca o verso la società di factoring) creano debito per l’impresa. Mentre farsi anticipare il valore facciale delle fatture non ancora scadute con formule pro-soluto non appesantisce la posizione debitoria del creditore (né del debitore), crea valore proprio laddove serve e viene usato all’interno del sistema economico.

Disponibilità a farsi promotore di iniziative di filiera, come il reverse factoring

Molto spesso i fornitori sono pmi che non hanno la forza e le risorse per accedere ai servizi di anticipo fatture: anche in questo caso un contributo da parte del capofiliera può essere determinante. Con il reverse factoring, o factoring indiretto, il capofiliera può smobilitare il debito che ha verso il fornitore: questo incassa immediatamente il credito, mentre l’azienda debitrice (la capofiliera) paga dilazionando l’importo all’istituto che anticipa (solitamente banche o società di factoring o piattaforme di digital lending). Un sistema virtuoso che permette alle imprese fornitrici di non avere discontinuità di cassa e al capofiliera di finanziarsi a basso costo. La stessa Workinvoice ha nella sua offerta un prodotto di questo tipo: si chiama Smart Reverse, ed è pensato per le aziende leader di filiera di media dimensione, ovvero tra 50 e 300 milioni di euro di fatturato annuo, attente alle esigenze della propria supply chain (tipicamente composta da imprese con fatturato inferiore ai 50 milioni – che in Italia sono 5,3 milioni, il 92% del totale).

Le cinque regole sono funzionali ad avviare un percorso di fidelizzazione e solidarietà all’interno della supply chain, a contribuire a rinsaldare la fiducia e oggi in particolare a far ripartire con slancio le attività produttive e gli investimenti all’interno delle filiere.

Per saperne di più su come funziona il servizio Smart Reverse e scoprire i vantaggi che comporta non solo per la tua azienda ma anche per tutta la filiera, consulta la pagina dedicata sul nostro sito.

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